Accord de traitement des données (DPA)

Le Client, professionnel titulaire d'un compte Woozi, est responsable du traitement des données personnelles de ses propres clients, prospects et contacts. Hashmi Tonmoy, entrepreneur individuel (EI), nom commercial extrakt.app, marque Woozi, 54 Rue Diderot, 92600 Asnières-sur-Seine, France (« Woozi »), est son sous-traitant. Les données des utilisateurs du compte eux-mêmes sont traitées par Woozi en tant que responsable, selon la politique de confidentialité.

Objet : fournir au Client le service Woozi décrit dans les CGV. Durée : celle du contrat, puis le temps de la suppression ou de la restitution prévue ci-dessous. Nature : collecte via les plateformes Meta et la page de réservation, enregistrement, organisation, consultation, transmission, génération de réponses automatisées, envoi de messages et effacement. Finalité : permettre au Client de communiquer avec ses clients et de gérer ses rendez-vous.

• Réception, stockage et envoi des messages WhatsApp, Instagram et Messenger, y compris les médias et les messages vocaux.
• Gestion des fiches contacts, des étiquettes, des notes et du pipeline.
• Réponses et brouillons générés par Woozi AI à partir de la conversation, du contexte fourni par le Client et de sa base de connaissances.
• Réservations : prises, déplacées ou annulées par Woozi AI dans la conversation ou par le client du Client sur la page de réservation publique, vérification de la réservation par WhatsApp ou par e-mail, liste d'attente et offres de créneaux libérés, suivi de présence.
• Rappels de rendez-vous 24 heures et 4 heures avant, par e-mail et sur WhatsApp lorsque la conversation le permet, confirmations et annulations, envoyés au nom du Client.
• Demandes d'avis Google après un rendez-vous, si le Client les active.
• Automatisations et diffusions configurées par le Client.
• Notifications aux membres de l'équipe du Client (dans l'application, par e-mail et par notification push).
• Support et sécurité, dans les conditions de l'article « Confidentialité et accès du personnel ».

Personnes concernées : les clients, prospects et contacts du Client qui lui écrivent ou réservent chez lui.

• Identité et coordonnées : nom ou nom de profil, numéro de téléphone, identifiant Meta, e-mail, entreprise.
• Contenus : messages texte, messages vocaux, images, vidéos, documents, choix de boutons, dates et statuts de remise.
• Réservations : service, lieu, date et heure, notes, code de réservation, mode et état de vérification, langue, confirmation de présence, absence, intentions d'annulation, liste d'attente.
• Données ajoutées par le Client : étiquettes, champs personnalisés, notes, étape de pipeline, consentement marketing.
• Données techniques de la page de réservation : adresse IP du visiteur et résultat du contrôle anti-robot Turnstile (limitation de débit et prévention des abus).

Woozi n'est pas certifié hébergeur de données de santé (HDS). Le Client ne doit pas utiliser le service pour conserver des dossiers médicaux ou des données de santé qui exigeraient un tel hébergeur, et limite les données sensibles à ce qui est strictement nécessaire à la prise de rendez-vous.

Woozi traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, y compris pour les transferts hors de l'Union européenne. Les instructions sont les présentes, les CGV et les actions que le Client effectue dans le service (paramètres, messages, automatisations, réservations). Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, Woozi en informe le Client. Woozi n'utilise pas ces données à d'autres fins, ne les vend pas et ne les utilise pas pour entraîner un modèle d'IA.

Seuls les membres habilités de l'équipe Woozi accèdent aux systèmes de production, et ils sont tenus à la confidentialité. Ils ne peuvent ouvrir le contenu d'une conversation que pour le support ou la sécurité ; chaque ouverture est enregistrée (qui, quand, quelle conversation), et la conversation ne s'ouvre pas si l'enregistrement échoue.

• Isolation des comptes au niveau de la base de données (sécurité au niveau des lignes) ; chaque requête est limitée au compte du Client.
• Chiffrement des jetons d'accès Meta et des clés de fournisseur d'IA (AES-256-GCM) avec une clé hors base de données.
• Chiffrement des échanges (TLS) ; vérification de la signature des webhooks Meta et des paiements.
• Stockage privé des médias des conversations.
• Clés d'API publiques stockées sous forme hachée ; liens d'invitation stockés sous forme d'empreinte.
• Contrôle anti-robot et limitation de débit sur la page de réservation.
• Journalisation des accès du personnel au contenu des conversations et des actions d'administration.
• Suivi des erreurs sans nom ni e-mail des utilisateurs.

Le Client autorise Woozi à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants :

• Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapour) : base de données, authentification, stockage des fichiers et e-mails de connexion. Données hébergées dans l'Union européenne (Irlande). Accès éventuel depuis l'extérieur de l'UE encadré par les clauses contractuelles types.
• Vercel (Vercel Inc., États-Unis) : hébergement et exécution de l'application, journaux techniques. Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types.
• Meta (Meta Platforms Ireland Ltd et Meta Platforms, Inc.) : transmission des messages WhatsApp, Messenger et Instagram, et des modèles de messages WhatsApp. Union européenne et États-Unis, Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types. Meta traite aussi ces messages au titre de ses propres conditions, que le Client accepte directement.
• Anthropic (Anthropic PBC, États-Unis) : génération des réponses de Woozi AI (fournisseur par défaut). Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types.
• OpenAI (États-Unis) : génération des réponses lorsque le Client choisit OpenAI, et indexation de la base de connaissances et du dernier message pour la recherche. Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types.
• Resend (États-Unis) : envoi des e-mails aux clients du Client (confirmations, vérifications, rappels et annulations de réservation) et aux utilisateurs du compte. Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., États-Unis) : contrôle anti-robot Turnstile sur la page de réservation (adresse IP du visiteur et jeton technique). Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types.
• Sentry (Functional Software, Inc.) : suivi des erreurs techniques, région Union européenne (Allemagne).
• Services de notification des navigateurs (Google, Apple, Mozilla) : notifications push aux membres de l'équipe du Client qui les ont activées (nom du contact et début du message, contenu chiffré).

Woozi impose à chacun des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles du présent accord et reste responsable de leur respect. Woozi informe le Client par e-mail au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Le Client peut s'y opposer pour un motif raisonnable lié à la protection des données ; à défaut d'accord, il peut résilier son abonnement avant l'entrée en vigueur du changement.

La base de données est hébergée dans l'Union européenne. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des données hors de l'Espace économique européen, le transfert repose sur une décision d'adéquation (notamment le Data Privacy Framework UE-États-Unis pour les entreprises certifiées) ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Le Client dispose dans le service des outils nécessaires pour répondre aux demandes des personnes : consulter et corriger une fiche contact, exporter les données de réservation d'un contact (JSON) et la liste des contacts (CSV), supprimer un contact avec ses conversations. Si une personne s'adresse directement à Woozi, Woozi transmet sa demande au Client sans délai et l'aide à y répondre. Pour une demande que les outils ne couvrent pas (par exemple l'export des conversations ou l'effacement des fichiers médias d'un contact supprimé), Woozi la traite sur demande du Client à tonmoy@woozi.cloud.

Woozi notifie au Client toute violation de données personnelles le concernant dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, à l'adresse e-mail du propriétaire du compte. La notification décrit, dans la mesure du possible, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou envisagées. Il appartient au Client de notifier la CNIL et les personnes concernées s'il y a lieu ; Woozi l'y aide.

Woozi aide le Client, sur demande et dans la mesure des informations dont il dispose, pour ses analyses d'impact relatives à la protection des données et ses consultations préalables de la CNIL.

Avant la fin du contrat, le Client peut exporter ses données avec les outils décrits ci-dessus et demander à Woozi de l'aider pour le reste. À la fin du contrat, les données sont conservées jusqu'à ce que le Client supprime son compte ou demande à Woozi de le faire. La suppression du compte efface immédiatement ses contacts, conversations, messages, réservations, automatisations et fichiers. Les copies présentes dans les sauvegardes des hébergeurs sont effacées selon leur cycle normal. Woozi ne conserve ensuite que ce que la loi l'oblige à garder et ce que décrit la politique de confidentialité.

Woozi met à la disposition du Client, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Le Client peut faire réaliser un audit, au plus une fois par an sauf violation avérée, après un préavis de 30 jours, à ses frais, pendant les heures ouvrées, par un auditeur tenu à la confidentialité et sans accès aux données des autres clients de Woozi.

Les limites de responsabilité des CGV s'appliquent au présent accord, sauf disposition légale contraire. Le présent accord dure autant que le traitement des données du Client par Woozi. Il est régi par le droit français, dans les conditions des CGV.

Pour toute question sur cet accord ou sur la protection des données : tonmoy@woozi.cloud.